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《鄞州区电子文件和数字档案登记备份工作实施方案》

发表日期:2010-5-10 16:29:29 阅读次数:2034  来源: 字体:【

为贯彻落实《中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》(浙委办〔2009140号)和《中共鄞州区委办公室、鄞州区人民政府办公室关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》(鄞党办传〔201040号),全面推进鄞州区电子文件和数字档案登记备份工作的顺利实施,结合我区实际情况,特制定本实施方案。

一、指导思想

以科学发展观为统领,认真贯彻落实档案法律法规及《电子文件管理暂行办法》,全面推进档案登记备份工作,构建适应时代发展要求的档案安全体系和监管服务体系。以实现档案证据保全、档案信息安全保障和档案资源整合,进一步提高档案服务中心、服务大局、服务社会的能力,推进我区档案事业又好又快全面协调发展。

二、目标任务

1、建立健全电子文件和数字档案登记备份中心。依托已建成的鄞州区电子文件中心平台,按照浙江省档案局《全省电子文件和数字档案登记备份工作实施方案》的要求,从软件建设和硬件设施建设两方面,不断完善和推进鄞州区电子文件和数字档案登记备份中心的建设。

2、做好进馆单位相关档案移交和备份工作。对全区列入进馆名单的所有单位的全部档案在2010年内全部实现档案目录的登记备份;与区政府OA系统联接的区级机关和镇乡(街道)的自发文至2011年全部实现电子全文的登记备份;全区列入进馆序列的区级机关和镇乡(街道)争取至2013年基本实现本年度所有档案在次年度6月底前向区档案局移交电子全文备份。对有较长保存期限、较高利用价值并符合相关法律规定及具备技术操作条件的部分涉及民生的重要档案资料,尤其是基本建设(社会公共基础设施建设)、规划、土地、房产等业务档案至2012年全部纳入登记备份制度管理范围。(具体名单见附件1

3、全面开展重点建设项目档案登记备份工作。根据区发展和改革局公布的重点建设项目名单,制定本区重点建设项目档案登记备份工作计划,平均每年完成辖区内20%以上当年竣工的、列入移交备份范围的重点建设项目重要档案数字化成果(包括项目前期文件、隐蔽工程和竣工图等)的移交备份工作。

4、积极推进机关、团体、企事业单位数字档案室建设。各机关、团体、企事业单位要加强对本单位重要电子文件的归档和管理,加快重要传统载体档案(包括纸质、声像、音像、照片等)的数字化转换,为开展档案登记备份工作打下基础。各单位根据《关于印发〈浙江省机关数字档案室建设规范(试行)〉的通知》(浙档发〔200955号)的要求,为数字档案室的创建做好基础设施建设,重点做好服务器、扫描仪、UPS电源等硬件基础设施的建设。2010年完成15%以上本级机关的近3年室藏重要传统载体档案(具有永久、长期或30年及以上保管期限的档案)的数字化转换工作,并开展机关示范数字档案室创建活动。

5、积极引导国有企业、事业单位开展档案登记备份工作。同时根据自愿原则,开展民营企业、重要人物的档案登记备份工作。

三、档案登记信息及备份形式

(一)档案信息的登记工作

区档案局对本行政区域内有重要保存价值的电子文件和数字档案的形成、积累、安全管理等情况,通过登记方式进行监管。同时根据登记信息,对各单位电子文件和数字档案的移交备份时间、范围等进行确认。

各单位报送的登记信息包括三类:

一是档案管理信息。反映各单位各类档案文件(包括电子文件和档案数字化成果)的总体管理情况。各单位必须填报此登记信息。

二是档案存储载体(或数据包)目录信息。反映各单位档案数据备份和归档情况,并包含必要的可靠性认证信息。对于脱机备份或归档的电子文件和数字档案,则登记其存储载体的目录信息;未脱机存储的,则登记其数据包的目录信息(未打包的,登记前建议打包成ziprar等格式)。目录信息中包含每份载体或数据包的数字摘要信息,可从技术上对其中的档案数据进行可靠性认证。各单位应按规定开展档案数据备份和归档工作,并填报此登记信息。

三是文件目录信息。以明细条目形式反映各单位电子公文和档案数字化成果登记备份的文件目录信息。各单位以条目在线上传形式进行档案登记备份时,应报送此登记信息。

(二)数据备份的形式

一是电子业务数据。指各专业主管部门及下属单位通过专门业务信息管理系统形成的现行电子业务数据(库)。

二是电子公文(包括科技电子文件)。指各单位在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成的公务电子文件(一般为版式公文或文档、图表等形式,包括相关元数据和机读目录等)。

三是传统档案的数字化成果。指各单位传统载体档案经数字化转换后的数据成果,包括全文和机读目录等。各单位应根据区档案局《宁波市鄞州区进馆档案电子目录数据交换格式》、《鄞州区档案馆纸质档案数字化验收标准》等文件规定,首先将纳入登记备份范围的具有永久、长期保存价值的传统载体档案进行数字化转换,为下一步开展移交备份工作打好基础。

四、档案登记备份工作的方式、时间和程序

(一)方式

1、登记认证方式:通过鄞州区电子文件中心平台,以在线登记认证的方式,按规定填报登记备份管理表和目录明细表等信息。尚未连入政务外网的各单位,可采用书面报送方式。

2、数据备份方式:

1)电子业务数据:根据各专业主管单位不同业务需求与安全保障条件具体制定数据备份策略(完全备份、增量备份、差异备份等)和频率,以脱机载体保存的方式向区档案局移交备份。报送单位应负责备份数据的真实性、完整性和安全性;区档案局负责确保移交备份数据的可靠性。区档案局根据移交单位的要求,确定电子业务数据备份的利用控制。一般仅用于移交单位的数据安全恢复和真实性认证。

2)其他电子数据:包括电子公文和传统档案的数字化成果。对于区政府OA产生的电子数据,应通过区政府OA系统向区电子文件中心移交备份数据;对于其他途径产生的电子数据,应通过数字档案室系统或在线录入上传的方式向电子文件中心移交备份数据。各单位应保证移交数据内容的真实性、完整性和可读性。尚未连入政务外网的各单位,可将电子数据以规范格式保存至脱机载体,移交备份至区档案局。

(二)时间

根据登记备份中心的安排,各单位于20105月底前完成《各单位档案管理情况登记表》的首次登记报送。其后,各类档案数据的登记备份时间要求如下:

1、电子业务数据

电子业务数据的登记备份时间可根据各单位业务信息管理系统的数据安全需求和变动频率具体确定,每年至少一次以上。

2、电子公文

电子公文每年进行一次登记备份,一般应在第二年6月底前完成前一年度形成的电子公文的登记备份。

3、档案数字化成果

档案数字化成果每年进行一次登记备份,一般应在第二年6月底前完成前一年度形成的档案数字化成果的登记备份。

(三)程序

各单位首先应填报《各单位档案管理情况登记表》(见附件2),并做好重要档案(电子文件)形成与管理情况调查、档案数字化转换和电子文件备份导出等前期准备工作。

1、填写材料

各单位根据档案登记备份的时间要求,在移交档案登记备份数据前认真填写《档案备份数据移交、接收检验表》(见附件5)。以数据包或脱机载体形式移交的数据还需报送《电子文件和数字档案备份载体(数据包)登记目录》(见附件3),以在线移交条目信息形式的数据还需报送《电子文件登记目录明细表》(见附件4)。

2、报送与移交

各单位通过在线传输、光盘移交等方式,将档案登记备份数据按规定时间报送给档案登记备份中心,同时报送相关材料。涉密档案数据按照国家有关保密规定进行报送。各类档案数据的移交方式分别如下:

1)电子业务数据。采用在线传输等方式。暂不具备在线传输条件的,以脱机载体(光盘、磁带等)方式移交。

2)电子公文。采用在线条目上传形式传输或脱机载体移交等方式。

3)档案数字化成果。采用在线条目上传形式传输或脱机载体移交等方式。

3、受理、审核

档案登记备份中心根据各单位报送的登记信息和移交的备份数据,结合有关要求,进行及时受理、审核。审核内容包括以下两个方面:

1)材料审核。审核各单位档案登记备份范围是否符合鄞党办传〔201040号文件和有关档案法规政策规定,相关报送材料是否完整、有效。

2)技术检测。移交的登记备份载体是否符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》等规范要求,载体质量是否完好,介质是否携带病毒,备份载体(包)的摘要信息是否与已登记信息一致等。

4、反馈

档案登记备份中心根据审核结果,填写《档案备份数据移交、接收检验表》(见附件5)并反馈给报送单位。对于档案登记备份数据(或相关材料)不符合要求的,报送单位应在收到反馈后按照档案登记备份中心的要求重新移交、报送。

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